El potencial de la planificación estratégica
Tres historias de éxito y lecciones aprendidas

Por: Lianabel Oliver

 

¿Cuenta su empresa con un plan estratégico? Si es así, ¿alguien lo obligó a prepararlo (alta dirección, inversionistas o entidades crediticias) o cree en su potencial para transformar su negocio? La planificación estratégica es un proceso con una reputación maltrecha y ha perdido toda credibilidad con muchos grupos gerenciales. A menudo, visito oficinas en las que el plan estratégico ha quedado olvidado en el escritorio de algún gerente. Los presupuestos se preparan pensando en el corto plazo, para atender la crisis “del momento”, sin considerar lo que implica a largo plazo para los planes de acción que son la base para la asignación de recursos.

He facilitado muchos planes estratégicos para toda clase de empresas. Algunos procesos han tenido mucho éxito y logrado cambios significativos, mientras otros han sido un total fracaso.

Quisiera compartir con ustedes tres historias de gran éxito y las lecciones aprendidas que pueden aplicar en su empresa.

Estudio de caso #1. La organización sin fines de lucro

Hace 10 años, formé parte del equipo inicial que fundó una organización sin fines de lucro. Como presidenta de la primera Junta de Directores, me di cuenta de que, a pesar de que nuestro equipo de voluntarios tenía el compromiso y un acuerdo general para lo que queríamos lograr, nos faltaba un propósito común, visión, valores y dirección estratégica. En medio de la intensa presión de establecer la organización y hacerla funcionar, y después de tres noches sin dormir, decidí detener todo y convocar un comité de planificación estratégica ad-hoc, compuesto por voluntarios de la Junta, para desarrollar nuestra misión, visión, valores, estrategias y planes de acción a corto plazo. El proceso, que demoró alrededor de tres meses, estableció los parámetros para una empresa robusta, de la que estoy orgullosa porque cumple su 10mo aniversario en 2017.

Estudio de caso #2. El centro comercial

Este centro comercial consta de varias propiedades, ubicadas en una zona muy exclusiva de la región en la que opera. Cuando comenzamos el proceso de planificación estratégica en el 2013, las propiedades de tiendas al detal, en particular el centro comercial principal, estaban en un deterioro evidente. El tráfico de clientes también estaba en descenso y los arrendatarios no estaban cumpliendo con sus metas de ventas. El centro comercial se veía anticuado y no proyectaba un ambiente lo suficientemente contemporáneo para atraer a los clientes de las comunidades pudientes cercanas.

En el 2013, la Junta de Directores comisionó un Comité de Planificación ad-hoc para supervisar la preparación de un plan estratégico. Este proceso, que involucró a todo el equipo gerencial y algunos miembros claves de la Junta, permitió que la empresa alineara su misión, visión y valores y entendiera las sinergias e interdependencias de todas sus propiedades. Se establecieron estrategias y planes de acción en detalle para cada propiedad principal, que se han revisado y actualizado anualmente. En medio de un descenso económico severo, este centro comercial se ha mantenido firme, en gran medida, debido a un sólido equipo directivo con una dirección estratégica clara, estrategias bien establecidas y excelente ejecución.

Estudio de caso #3. La subsidiaria de manufactura

Cuando me llamaron para facilitar el proceso de planificación estratégica para esta instalación de manufactura, la compañía matriz acababa de ser adquirida por un competidor principal. El equipo gerencial se mostró preocupado sobre el posible cierre de la instalación debido al exceso de capacidad a nivel mundial y su falta de visibilidad en la nueva estructura corporativa. Comenzamos el proceso con el análisis del mercado y la competencia. Si bien esta no era la primera vez que este equipo había desarrollado un plan estratégico, fue la primera vez que habían considerado el mercado y la competencia como parte de este análisis. He trabajado con este equipo en varias ocasiones durante 12 años. Con cada reiteración, el proceso continúa mejorando y el equipo gerencial se vuelve más sagaz. La empresa ha crecido hasta convertirse en líder de su zona geográfica. El proceso de planificación estratégica que iniciamos en el 2005, junto con un sólido equipo directivo, fue instrumental para lograr este crecimiento.

¿Qué lecciones podemos aprender de estos tres estudios de caso? Quisiera compartir mis recomendaciones para un proceso de planificación estratégica exitoso que pueden ser aplicadas en cualquier empresa.

 

1. Asegure el compromiso de la alta dirección. Un proceso robusto requerirá una inversión significativa de tiempo y esfuerzo por parte de su equipo gerencial. Si la alta dirección no está comprometida, no gaste sus preciados recursos organizacionales en este proceso.

2. Capacite a su personal clave sobre la naturaleza de la planificación estratégica y las razones por las que es importante. Este proceso de capacitación deberá definir la terminología clave de planificación que se usará en todo el proceso y establecerá un lenguaje común entre su equipo gerencial.

3. Involucre de manera activa a su personal clave en las discusiones. La planificación estratégica no es un ejercicio para el Llanero Solitario. Tiene que involucrar a todos los jugadores claves para crear una visión compartida de la organización y desarrollar un conjunto de presunciones comunes sobre el ambiente operativo interno y externo que apoyará sus estrategias y planes de acción.

4. Programe fechas y horas fijas para sus reuniones. Sí, reuniones en plural, porque habrá más de una. Si bien recomiendo encarecidamente que estas reuniones se realicen fuera de la oficina para minimizar las interrupciones superfluas, no siempre es posible. Todo el personal clave tiene que tener como requisito asistir y participar activamente en el proceso. ¡No hay excusas para no asistir y no participar!

5. Use un facilitador con experiencia. Un facilitador con experiencia ayudará a mantener las discusiones encaminadas y a disipar posibles situaciones tensas. Él o ella puede aportar una perspectiva más objetiva al proceso y sintetizar pensamientos, ideas y acciones claves.

6. Asegure que el plan estratégico sea la base del presupuesto anual. ¡El plan estratégico tiene que estar vinculado al presupuesto! El presupuesto es cuando las estrategias y los planes de acción se ponen a prueba al vincularlos con los recursos económicos que se necesitan para su implantación. Puede ayudar a identificar qué planes hay que rediseñar, posponer o cancelar debido a sus implicaciones financieras para la organización.

7. Establezca reuniones de seguimiento para verificar el progreso. Una vez haya finalizado su plan estratégico, deberá establecer reuniones trimestrales para revisar su progreso. Estas revisiones deben ser financieras y operacionales. Su empresa puede estar conforme al presupuesto y aún así no lograr los objetivos claves vinculados a la asignación de los recursos económicos. Una revisión trimestral ayudará a su equipo a identificar esta situación y tomar medidas para corregirla.

8. Actualice el plan estratégico regularmente. El plan estratégico tiene que ser un documento vivo y en constante evolución. Si cambian las condiciones, así mismo tienen que cambiar sus planes a largo plazo. Recomiendo que el plan estratégico sea revisado por lo menos una vez al año, al inicio del proceso anual de presupuesto y actualizado en su totalidad cada 2–3 años.

 

No existe una fórmula mágica que garantice un proceso de planificación exitoso. Cada equipo gerencial tiene que adaptar el proceso a sus circunstancias y situaciones particulares. Entre los factores que debe considerar al diseñar el proceso están el nivel de madurez de la empresa, la experiencia de su equipo gerencial y el límite de tiempo deseado para su desarrollo e implementación.

La planificación estratégica tiene el potencial de transformar su empresa. Para aprender más sobre la planificación estratégica, vea nuestra Serie de Planificación, que incluye nuestro módulo de capacitación El potencial de la planificación estratégica. Además, también puede seguir a OBALearn en FacebookTwitter y LinkedIn.

 

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